الإدارة الناجحة

الإدارة هي النشاط الذي يهتم بتخطيط وتنظيم وتوجيه وتنسيق أعمال الآخرين لتحقيق هدف معين
وتعرف أيضا بأنها توفر نوعاً من التعاون والتنسيق بين الجهود البشرية المختلفة من أجل تحقيق هدف معين)
كما تعرف على أنها (تنظيم وتوجيه الموارد الإنسانية والمادية لتحقيق الأهداف المرغوبة).
وتعرف الإدارة أيضاً على أنها (إنجاز الأعمال أو الترتيب
المناسب للنشاطات الجماعية للبشر)
كما تعرف الإدارة أيضاً على أنها (عملية يمكن بها تحديد أهداف المنظمة ورسم الخطط الكفيلة، بتحقيق تلك الأهداف والعمل على تنفيذ تلك الخطط).
ومما تقدم نستطيع القول بان الإدارة
هي مجموعة من النظم والمبادئ لتحقيق أهداف مرسومة ضمن خطه مستقبلية بجهود وطاقات بشرية

أهمية الإدارة
يعود تقدم الأمم إلى الإدارة الموجودة فيها، فالإدارة هي المسئولة عن نجاح المنظمات داخل المجتمع، لأنها قادرة على استغلال الموارد البشرية والمادية بكفاءة عالية وفاعلية. فهناك العديد من الدول التي تملك الموارد المالية والبشرية ولكن لنقص الخبرة الإدارية بقيت في موقع متخلف.
كما يمكن أن يقال: إن نجاح خطة التنمية الاقتصادية والاجتماعية وتحقيقها لأهدافها لا يمكن أن يتم إلا بحسن استخدام الموارد المتاحة المادية والبشرية. وكذلك نجاح المشروعات المختلفة في جميع الأنشطة الاقتصادية الزراعية والصناعية الخدماتية. ولا شك بأن استخدام الموارد المتاحة دون إسراف أو تقصير يتوقف أساسا على كفاية الإدارة في مجالات النشاط المخلفة، كما أن نجاح المشروعات و تحقيقها لأهدافها الموضحة في خطة عملها يتوقف على كفاية

إدارتها، ومن هنا نجد أن نجاح خطط التنمية الاقتصادية والاجتماعية مرتبط بمستوى الكفاية الإدارية في المشروعات المختلفة داخل الدول. وخلال الحديث عن التنمية والإدارة فإن البلدان النامية تواجه كثيرا من المشكلات الإدارية التي تحتاج إلى قدرة و كفاءة إدارية لمواجهتها والتصدي لها وحلها، حتى يمكن أن تحقق أهداف التنمية المرغوبة.

أسباب أدت إلى أهمية الإدارة
1) الإدارة عنصر من عناصر الإنتاج
اذ يقع على عاتق الإدارة مسئوليات الإنتاج كما وكيفا ولا يقاس نجاح الإدارة من فشلها إلا بقياس انتاجيتها لان الحكم النهائي على نجاح أو فشل أي إدارة ينطلق من النتائج والانجازات , لا من اعتبارات أخرى مهما كان شأنها
2) كبر حجم المنظمات وتعقد عملياتها

ويتحدد بحجم النشاط الذي تديره المنظمة أو المبيعات التي تحققها أو حجم رأس المال أو عدد العاملين فيها.
ويؤثر الحجم في تقرير الوضع التنظيمي لإدارة الموارد البشرية في المنظمة.فزيادة حجم المنظمة يفرض عليها استحداث أنظمه لم تكن موجودة سابقا.
وحجم المنظمة يتأثر بالتغيرات البيئية وتوسيع حجمها يكون استجابة لتلك التغيرات.
وكما أن كبر أو صغر المنظمة له اعتبار فمنظمات الأعمال الصغيرة تميل إلى توزيع نشاطات إدارة الموارد البشرية على الأقسام أو الوحدات الوظيفية فيها , أما المنظمات الكبيرة تتجه إلى وجود إدارة متخصصة للموارد البشرية فيها.


3) التخصص وتقسيم العمل
أولا :التخصص : هو أن يتخصص الإنسان في مهنة واحدة لإنتاج سلعة أو خدمة
إما نجار أو زارع أو صانـع ……الخ ، يقوم بإنتاج نوع واحد من السلع ويحصل علي بقية احتياجاته من التبادل.
أهمية التخصص:
1. زيادة الكفاءة الاقتصادية من خلال خلق مزايا جديدة لدى الأفراد
2. زيادة القدرة على الابتكار والاختراع.
3. زيادة الخبرة العميقة لدى الأفراد.
ثانيا: تقسيم العمل : يقصد به أن ينقسم إنتاج السلعة الواحدة إلى عدد من المراحل لكل مرحلة جزئية عامل ،
أي أن تقسيم العمل يتم داخل المهنة الواحدة بقصد إنتاج سلعة واحدة أو خدمة واحدة ، ولقد ارتبط تقسيم العمل بإدخال الآلة في عمليات الإنتاج .
حيث أن تقسيم العملية الإنتاجية إلى عمليات جزئية سهل استخدام الآلة لتقوم بها بدلا من أن يقوم بها الحرفي .
مزايا تقسيم العمل :
1. زيادة المهارة في أداء الأعمال ، وذلك لتبسيط الأعمال المطلوبـة .
2. تنظيم العمل بشكل أكفاء من حيث التوقيت والتتابـع والإشراف .
3. توفير الوقت وتقليل الفاقد أثناء انتقال العامل من عملية إلى أخرى.
4. تسهيل استخدام الآلة نتيجة لتقسيم العملية الإنتاجية إلى عدة عمليات جزئية.
5. كل ما سبق يؤدي إلى زيادة الكفـاءة الإنتاجية وزيادة الإنتاج.
المبالغة في تقسيم العمل لها عيوب وخاصة من الناحية النفسية
1. الملل من تكرار نفس العمل الواحد .
2. يفقد العامل إحساسه بنتيجة عملة لأنه يقوم بعملية جزئية فقط علي عكس الحرفي الذي يقوم بإنتاج السلعة كلها

4 ) استخدام موارد اقتصادية تتسم بالندرة
تواجه كافة المجتمعات مشكلة اقتصادية تتمثل في ندرة المتاح لديها من الموارد، في الوقت الذي تتعدد حاجات سكانها وتتزايد بصفة مستمرة وتبدو خطورة هذه المشكلة عندما نعرف أن هذه الموارد، حتى في حالة زيادتها تنمو بمعدل يقل كثيراً عن معدل زيادة السكان وحاجاتهم. وهذه الحقيقة معروفة منذ القدم، فقد نبه إليها (مالتس) منذ القرن الثامن عشر حيث قدر ما معناه أنه في الوقت الذي تتخذ فيه الزيادة في السكان شكل المتوالية الهندسية، فإن الزيادة في الموارد تتخذ شكل المتوالية العددية.

وعلى ذلك فان لم تقم هذه المجتمعات بالتصدي لمشكلة ندرة مواردها وقصورها عن تلبية حاجاتها فقد يأتي وقت تتدهور فيه القدرة الإنتاجية لبعض هذه الموارد. بل وقد يكف بعضها عن العطاء، ولذلك لا مفر أمام هذه الدول من بذل قصارى جهدها في محاولة البحث عن موارد جديدة تستطيع أن تسهم في الارتفاع بمستويات إشباعها أو على الأقل تحافظ عليها. ليس هذا فحسب، وإنما يتعين عليها أولا وقبل كل شيء أن تحاول استخدام المتاح لديها من الموارد بأكثر الطرق كفاءة من الناحية الاقتصادية بمعنى وصولها إلى التخصيص الأمثل لمواردها يعني تخصيص الموارد، عموماً، تلك الطريقة التي يتم بها توزيعها على استخداماتها البديلة المختلفة بحيث يتحقق في النهاية قدر معين من الإنتاج.

إذا افترضنا مبدئياً أن هناك نمطاً توزيعياً (تخصيصاً) معيناً للموارد يؤدي إلى تحقيق حجم معين من الإنتاج، وأمكن مع ذلك إعادة تخصيص نفس هذا القدر من الموارد بطريقة مختلفة تولد عنها قدر اكبر من الإنتاج فمعنى ذلك أن هذا التخصيص المبدئي لم يكن يمثل أفضل طريقة لاستخدام هذه الموارد ومن هنا يتضح انه من الممكن تخصيص نفس القدر من الموارد بطرق مختلفة يحقق كل منها حجماً مختلفاً من الإنتاج. فإذا ما وجد ثمة تخصيص معين يحقق اكبر قدر ممكن من الإنتاج، فإن أي تخصيص آخر غيره لابد وأن يؤدي إلى انخفاض حجم الإنتاج. ومن ثم يمكن تعريف التخصيص الأمثل للموارد بأنه تلك الطريقة التي يتم بها استخدام الموارد المتاحة بحيث يتولد عن هذا الاستخدام اكبر قدر ممكن من الإنتاج. وبتعبير أكثر دقة، فإن التخصيص الأمثل للموارد هو ذلك الاستخدام الذي يترتب على أي تغير فيه انخفاض حجم الإنتاج


4) العمل في ظروف بيئية سريعة التغير
سواء كان ذلك على مستوى المنظمة أو على المستوى الاجتماعي للدولة فالتغير السريع من بيئة رديئة إلى جيده او من وضع معيشي اجتماعي متواضع إلى جيد او من تقنية صناعية بدائية إلى حديثه كل ذلك له تأثيره على المستوى الإداري والاقتصادي للمنضمة حتى التغير المناخي يجعل هناك تأثير بدرجة أو بأخرى

شروط البيئة الاقتصادية المستقرة
هذه الشروط هي :
• الاستقرار السياسي
• تدفق الاستثمارات
• حرية الاستيراد والتصدير
• حرية تحويل وصرف العملات الأجنبية
• الشركات المساهمة
• السوق المالية
• تكوين الموارد البشرية
• استقرار العملة المحلية
• المدن الصناعية الضخمة
• الوعي الاستثماري
• الإجراءات الإدارية السهلة السريعة


نشأت علم الإدارة وتطوره :
الإدارة كممارسة بدأت مع وجود الإنسان في كوكب الأرض، أما الإدارة كعلم فإنها لم تتبلور بشكل واضح إلا مع بداية القرن العشرين. ويمكن رصد هذا التطور من خلال الشكل التالي:

أولاً: المدرسة الكلاسيكية

(أ) نظرية الإدارة العلميةScientific Management .
وهي عبارة عن أسلوب في الإدارة يهتم أساساً بتطوير أداء الفرد أي أنها تركز على العمل (work) وليس على الفرد العامل (individual ) وظروفه ومن رواد هذه المدرسة تايلور Taylor، وهنري جانت ، فرنك وليان و جلبريت.
وترتكز هذه النظرية على أربعة أسس هي :
- استخدام الأسلوب العلمي في التوصل إلى حلول للمشاكل.
- اختيار العاملين حسب الجدارة.
- الاهتمام بتدريب العاملين.
- الارتكاز على مبدأ التخصص بحيث تسند للإدارة الوظائف الإدارية، ويتولى العاملون مهام التنفيذ.
(ب) نظرية المبادئ الإدارية Adminis
وتُعرف بأنها الإدارة التي ترتكز على إدارة المنشأة ككل ، أي أنها تسعى إلى إيجاد مبادئ إدارية عامة على المستوى النظري لتكون أساساً لعمليات التنظيم والتصميم الإداري للمنشأة.
ومن أهم روادها هنري فويل Henry - fayol ولوترجليوك Luther Gulick .
هذا وقد قام Fayol بتقسيم نشاط المنظمة إلى ستة أنشطة رئيسية ركز فيها على النشاط الإداري وقام بتقسيمه إلى ستة أنشطة وقام بوضع أربعة عشر مبدأ إدارياً توصل إليها من خلال بحثه والشكل التالي يوضح هذا التقسيم






ثانياً: المدرسة الكلاسيكية الحديثة Neoclassic - School

أو المدرسة السلوكية or behavioral - School
وتشمل هذه المدرسة عدة نظريات من أهمها:

(أ) حركة العلاقات الإنسانية human relationship Movement

وتمثل هذه المدرسة بدايات المدرسة السلوكية وجاءت كرد فعل للمدرسة الكلاسيكية التي ركزت كما عرفنا على الإنتاج وأغفلت إلى حد كبير جوانب العلاقات. ويعتبر التون مايو Elton - Mayo من الرواد الأوائل لهذه المدرسة. وقد قام مع آخرين بعدة تجارب سميت بتجارب هوتورون Howthorone وهو اسم المصنع الذي أجريت فيه التجارب.
وأهم هذه التجارب:
- تجربة الإضاءة.
- تجربة غرفة الكابلات.

وقد توصل مايو بتجاربه هذه إلى عدة نتائج تتسم بـها مدرسة العلاقات الإنسانية وأهمها:
- لا يتحدد حجم عمل الفرد بقوته الجسمية فحسب وإنما أيضاً بخلفيته الاجتماعية وإرادة الجماعة.
- للمكافآت والحوافز الغير مادية دور هام في تحفيز الأفراد وإحساسهم بالرضاء.
- أهمية وضرورة تدريب الرؤساء على المعاملة الإنسانية للعاملين.
- أعطت أهمية للتنظيمات غير الرسمية ( الشِلل ، والجماعات الغير رسمية ) في تأثيرها على السلوك الفردي في المنظمة.
- أهمية المعنويات على الإنتاج.
ب)نظرية X and Y لـ مريجور MCGreogor .

في هذه النظرية عرض مكريجور تصوره لفروض النظرية الكلاسيكية والتي أطلق عليها (X) ثم عرض تصوره لفروض نظرية العلاقات الإنسانية وأسماها (Y) . وذلك كما هو مبين في الجدول التالي:




Y نظرية X نظرية
حب الإنسان العادي للعمل كراهية الإنسان العادي للعمل
يسعى برغبته ودون إكراه ) للقيام بعمله نظراً للمكافأة التي يتوقعها.) الحاجة إلى إجبار الفرد للقيام بالعمل، أما إذا ترك لوحده فلن يعمل.
الإنسان العادي لا يتهرب من المسئولية الإنسان بطبعه كسول وكل ما يريده فقط هو الأمن والاستقرار
الإنسان طموح ويسعى إلى تحقيق ذاته ورغباته يفتقر الإنسان إلى روح المبادرة ويكره المخاطرة
يمتلك الإنسان القدرة على المبادأة والابتكار واتخاذ قرارات فيها مخاطره. -


مستوى الإدارة العليا
يقع هذا المستوى في قمة الهرم التنظيمي للمؤسسات عادة، ويشغله مديرو الإدارة العليا بمسمياتهم المختلفة؛ المدير العام، المدير التنفيذي، ونائب المدير العام، وأحياناً مجموعة إداريين، ويسمون: أعضاء مجلس الإدارة.

مسؤوليات الإدارة العليا
1) رسم السياسات والإستراتيجيات وتحديد الأهداف الشاملة للمؤسسة.
2) توجيه علمية التفاعل بين المؤسسة والبيئة المحيطة بها.
3) وضع الخطط المستقبلية الكفيلة بتحقيق الأهداف المرجوّة.
4) وضع الهيكل التنظيمي للمؤسسة ، وتحديد المستويات الإدارية وتوزيع المراكز الوظيفية


2- الإدارة الوسطى أو الإدارة المتوسطة ويمثلها مدراء الأقسام
الإدارة الوسطى و ، وهو يقع ما بين مستويين الإدارة العليا والدنيا، ويمثل عادة أكبر عدد من الإداريين وبمسميات مختلفة.
يختص بالإشراف على النشاطات الكفيلة بتنفيذ السياسات والإستراتيجيات التي حددتها الإدارة العليا، بمعنى أنهم يترجمون السياسات المحددة من الإدارة العليا. وهم عادة ما يكونون مصدراً للابتكار والتطوير في مجال أعمالهم. وهم أيضاً معنيّون بتنسيق أعمال الإدارة الدنيا.
مسؤوليات الإدارة الوسطى
1) وضع الخطط الفرعية في ضوء الخطة العامة التي تضعها الإدارة العليا.
2)استخدام الهيكل التنظيمي لتحديد سلطة العاملين في المؤسسة والمسؤوليات التي يتحملونها.
3)تحديد معايير الرقابة والأداء في مختلف أقسام الإنتاج ومقاييسها.
4)تحقيق التنسيق والتفاعل بين عناصر الإنتاج.
5)المساهمة في وضع السياسة و الخطة العامة؛ من خلال تقديم البيانات والمعلومات للإدارة العليا.


3- الإدارة التنفيذية ( الدنيا ) وأحيانا تسمى الإدارة التشغيلية ويمثلها المشرفون او المراقبون
تنفيذ الخطط والأهداف التي تضعها الإدارات العليا والوسطى على ارض الواقع بإشراف ومتابعة ميدانية أيضا
يغلب في هذا النوع من الإدارات
1- التخصص الدقيق
2- العمل الفني والمهني


الوظائف الإدارية
1- وظيفة التخطيط
معنى التخطيط ومفهومه
مأخوذ من الخط , وهو القلم
والخطة بالضم تعني الأمر , ويقال جاء وفي رأسه خطه : أي جاء وفي رأسه حاجة قد عزم عليها
ويأتي التخطيط بمعنى التسطير والتهذيب
التخطيط (بالإنكليزية:Planning) هو أسلوب علمي يجاوب على ماذا ننتج من سلع وخدمات ولمن وكيف ومتى و أين وبكم ننتجها.
أو التخطيط هو المهام الإدارية التي تهدف إلى تحديد الألهداف المستقبلية للمنظمات والمؤسسات وطرق تحديد هذه الأهداف
فالتخطيط يتميز بخاصيتين كما يقول ( ماريون هاينز )الأولى أنه "يقودك من حيث أنت الآن إلى حيث تود أن تكون"،والثانية انه (يحدد الموارد المطلوبة لتحقيق الهدف من حيث التكلفة والوقت
ونستطيع القول بان التخطيط هو وظيفة إداريه تحدد أهداف المنظمة المستقبلية وفق قدرات بشريه وماديه خلال فترة زمنيه محدده
مبادئ أساسية في التخطيط
الواقعية – واقع المنظمة المالي والبشري وواقع المجتمع الاقتصادي
اي عدم التخطيط لمنتج يفوق قدرات المنظمة وطاقاتها وعدم التخطيط لمنتج غير مقبول اقتصاديا في المجتمع وأيضا تلاؤم الإمكانات المتاحة مع الأهداف المنشودة
الشمولية –ويقصد بها ان يكون للخطة السيطرة على كافة الموارد المتاحة
الوضوح – أي أن تتصف بالوضوح وعدم الازدواجية حتى لا يكون التنفيذ مجانبا المطلوب تحقيقه
المشاركة -أي أن يشارك في وضعها ويشرف عليها كل من له شأن ابتداء من المدير العام إلى المشرف على العمال
المرونة – اي أن تكون قابلة للتعديل والتغيير او الإضافة والحذف خلال سير العمل بمعنى اخر القدرة على مواجهة الظروف الطارئة والاحتمالات التي تظهر أثناء التنفيذ
التوقيت الزمني – ان تحدد الخطة بوقت زمني فتكون منها الخطط طويلة المدى وقصيرة المدى والتفرقة بين ذلك
البعد المكاني – ان يراعى عند وضع الخطة البعد المكاني فما ينتج لمكان ما قد لا يصلح لمكان آخر
توفير التمويل اللازم – لنجاح الخطة يجب ان يتوفر لها التمويل الازم ماديا وبشريا

مستويات الإدارة وطرق إعداد الخطط

من الأعلى إلى الأسفل



من الأسفل إلى الأعلى








أهمية التخطيط
أين نحن ألان --- إلى أين سنصل --- وسائلنا في الوصل الى هذه الغاية
1. التخطيط هو الجسر الذي نعبر من خلاله للوصول إلى أهدافنا .

2. يساعد التخطيط على سرعة إنجاز العمل بالشكل المطلوب .

3. يؤدي التخطيط إلى المعرفة والمتابعة الصادقة لما سيتم تنفيذه .

4. يحافظ على الوقت والجهد والمال من الضياع .

5. يقضي على الفوضى .

6. يساعد على اختيار طرق تنفيذ الأعمال .

7. يساعد على ترتيب الأولويات لدى العاملين والقائمين على البرنامج .

8. يساعد في تحديد مواعيد زمنية بضبط بدء الأنشطة وإنهائها .

9. يساعد في التجديد في الأساليب والوسائل المحققة للأهداف.

10. يساعد على استمرارية الجهود .

11. يساعد في تحديد مهام العاملين وطريقة أدائهم .

12. يزيد من فاعلية وإنتاجية القائمين على البرامج والخطط

13. يساعد على جعل البرامج والخطط أكثر شموليةً وتكاملاً

14. يضع التخطيط جميع العاملين أمام مسؤوليات محددة يحاسبون
15. يساعد على معرفة مواقع الضعف في العناصر البشرية ، ومن ثم تحديد البرامج التدريبية اللازمة للارتقاء بالكفايات من كافة الجوانب العلمية والإدارية والقيادية .

عناصر التخطيط
الأهداف : الغايات التي نسعى إلى الوصول إليها
وتنقسم الى
- أهداف بعيده او طويلة والتي ينبغي لتحقيقها فترة زمنية طويلة من ثلاث الى عشر سنوات
- أهداف متوسطة وتقل فترتها الزمنية خلال سنه واحده
- أهداف قصيرة الأجل ( قريبة ) وتختلف فترتها الزمنية فهي من يوم أو أسبوع إلى نصف سنوية
شروط تحقيق الأهداف
1- الواقعية أي أن لا يتجاوز الهدف واقع المنظمة حتى لا يؤدي إلى الفشل كما أن الأهداف الضعيفة او المتواضعة تعد أهداف غير واقعية
2- الوضوح أي أن تكون واضحة من حيث الصياغة فلا تحتمل التأويل او التفسير
3- القابلية للقياس تحديد النسبة المراد تحقيقها
4- الدقة من حيث المنفذ والمستهدف والبعد عن التعميم
5- تحديد مدة زمنية لبداية تنفيذ الهدف كما ينبغي ان يتوافق الهدف مع المدة الزمنية
6- عدم التعارض مع بعضها البعض
7- الاقتصاد في الموارد المادية والبشرية



معوقات التخطيط
عدم توافر البيئة الصالحة للتخطيط

قلة الخبرات العلمية في مجال التخطيط

قلة الخبرات العلمية في مجال التخطيط

عدم قناعة القيادة العليا

التنبؤ بالأحداث المستقبلية
مفهوم التنبؤ :
هو الأداة التي تزود الإدارة بالاقتراحات والأولويات التي تبنى عليها الأهداف والإستراتيجيات والخطط. إن رسم الصورة المستقبلية للظاهرة ستساعد متخذ القرار في أي موقع كان: سواء على المستوى الاقتصادي أو المالي أو الإداري أو التاريخي أو الاجتماعي أو السياسي
أهمية التنبؤ
التنبؤ كعنصر أساسي من عناصر التخطيط، حيث إن التخطيط يتم للمستقبل، ويراعي وجوب العديد من المتغيرات، ومتى تؤثر هذه المتغيرات على الخطة/ الإستراتيجية، وبالتنبؤ الصحيح وبإتباع الأساليب الفنية في هذا المجال "بحوث العمليات" فإنه يمكن تقليل عامل المخاطرة وعامل عدم التأكد، وبذلك يتم التخطيط على أقرب وضع محتمل ومنتظر لتحقيق هذه الأهداف.
السياسات
السياسة هي الإجراءات و الطرق التي تؤدي إلى اتخاذ قرارات من أجل المجموعات و المجتمعات البشرية . و مع أن هذه الكلمة ترتبط بسياسات الدول و أمور الحكومات فإن كلمة سياسة يمكن أن تستخدم أيضا للدلالة على تسيير أمور أي جماعة و قيادتها و معرفة كيفية التوفيق بين التوجهات الإنسانية المختلفة و التفاعلات بين أفراد المجتمع الواحد ، بما في ذلك التجمعات الدينية و الأكاديميات و المنظمات
تعرف السياسة أيضا بأنها : كيفية توزع القوة و النفوذ ضمن مجتمع ما أو نظام معين



2-وظيفة التنظيم
”ليس التحدي في أن تصمم هيكلا تنظيميا كاملا ، بل في أن تبني هيكلا تنظيميا أفضل مما بناه منافسوك إيان مكميلان وباتريشيا جونز (باحثان في علم الإدارة)

مفهوم التنظيم :عملية ترتيب وتوزيع موارد المنظمة بطريقة تؤدي إلى سرعة تحقيق الهدف
او هو التوزيع المناسب للإفراد و الواجبات وتحديد الاختصاصات و توضيح السلطات والمسؤوليات داخل منظمة من أجل تحقيق هدف منشود.
كيف يتم التنظيم؟
- تحديد التقسيمات الإدارية
- تحديد السلطات والصلاحيات الممنوحة لكل قسم
- تحديد العلاقات وطرق الاتصال بين الأقسام

أهداف التنظيم
 يساعد على إظهار أهمية ومدى المساهمة التي تقدمها الوحدة التنظيمية.
يساعد على تخفيض التضارب والازدواجية والتداخل بين أهداف المستويات المختلفة ويخلصها من الغموض.
يساعد على تحديد نوعية ومدى النشاط الذي يعهد به المدير إلى كل وحدة وكل فرد في التنظيم.
يوفر المعايير اللازمة لقياس أداء الوحدات.
يسهم في تحقيق التمايز بين الأهداف والغايات والوسائل.

خصائص التنظيم الجيد
• وحدة الأمر
• التسلسل الرئاسي
• النطاق المناسب للإشراف
• تفويض السلطة
• الوضوح في تحديد المسؤوليات
• تكافؤ السلطة مع المسؤولية
• مراعاة الطاقة البشرية في توزيع الواجبات
• شبكة فعالة للاتصال
• تجنب الازدواج
• المرونة والبساطة
• استقرار التنظيم

أنواع التنظيم
- التنظيم الرسمي
- التنظيم الرأسي (التنفيذي أو العسكري)
- التنظيم الوظيفي
- التنظيم التنفيذي الاستشاري
- التنظيم مع استخدام اللجان
-التنظيم الغير رسمي
وهو ذلك التنظيم الذي لا يخضع إلى قوانين وأنظمة ولوائح رسمية ولكنه يتأثر بهذه القوانين وبالمحيط الذي يعمل فيه


ركنا التنظيم: السلطة والمسؤولية
- السلطة:
-هي الحق المعطى للشخص بموجب وظيفته والذي يضع في يده القوة التي تمكنه من اتخاذ القرارات وإصدار الأوامر والتعليمات

- تعتمد السلطة على أمرين:
-السلطة التشريعية
- السلطة الشخصية
فوائد تفويض السلطة للمدير
التخلص من بعض الأعمال الروتينية ليتفرغ لوظيفته الرئيسية (التخطيط)
يتيح الفرصة لمساعديه للتدرب على القيادة
يعد الكوادر الجاهزة لاستلام القيادة متى ما دعت الظروف لذلك
يحقق السرعة في اتخاذ القرارات والبت في المشاكل اليومية
شروط التفويض
أن يكون من فوضت إليه السلطة قادرا على تحمل أعبائها
أن تتوفر ثقة صاحب السلطة الأصلية فيمن فوضت أليه السلطة
أن يكون التفويض واضحا
أن يوجد نظام للرقابة
تدريب الأشخاص قبل أن تفوض إليهم السلطة
أن يكون التفويض في حدود الإمكانيات المتاحة
أن يراعي التفويض مبدأ وحدة الأمر


التوجيه والتنسيق
أولا التوجيه مفهومه
• يقول د.مدني علاقي في كتابه الإدارة "دراسة تحليلية للوظائف والقرارات الإدارية ص 243" إن مضمون التوجيه يتلخص في الكيفية أو الأسلوب الإداري الذي يستطيع من خلاله الرئيس تحفيز مرؤوسيه للعمل بأقصى طاقاتهم وفق الخطط المحددة وذلك في إطار مناخ يحقق من خلاله إشباع احتياجاتهم
تهتم وظيفة التوجيه بالجوانب الإنسانية لتحقيق الإنجاز المنشود ولهذا فهي تعتمد على التأثير في الآخرين من خلال القيادة والاتصالات والتحفيز وإثارة الهمم وغيرها من السبل التي تسهم في توجيه الأفراد نحو أداء الأعمال بالقدر الكافي من الاهتمام.
ومن أهم العناصر التي تشملها وظيفة التوجيه :

تحديد أساليب تحفيز العاملين.
بث روح الاهتمام بالعمل لدى العاملين.
بيان نمط القيادة الواجب الالتزام به.
تنمية شبكة الاتصال المناسبة.


ثانيا التنسيق
والتنسيق هو تنظيم الجهود والأعمال لتحاشي التضارب والتكرار ولتلافي إضاعة الوقت والجهد. ولما كان هدف التوجيه الفني هو تحسين المواقف التعليمية عن طريق العمل الجماعي التعاوني – كان التنسيق أمرا ضروريا لتنظيم أعمال هيئات التدريس وتحديد المسئوليات لكي يعرف كل فرد نصيبه من العمل ولكي يكون عمله متمما لعمل غيره لا مضاربا معه أو مكررا له


الاتصالات الإدارية
الاتصالات بمعناها العام هي المشاركة و النقل مع الآخرين و هي من الأهمية بمكان بحيث لا غنى عنها لأي نشاط تنظيمي فردي أو جماعي. و تعتبر الاتصالات في أي منظمة من المنظمات همزة الوصل الرابطة لهذه المنظمات لما تقوم به من مهام ووظائف تيسر العمل الإداري والفني . فالاتصالات الإدارية أساسية في أي منظمة مهما كان حجمها و أي قصور في نظام الاتصالات من شأنه أن يعطل أو يؤخر سير الإدارات الأخرى. فقرارات المنظمة و أهدافها و توجهاتها و خططها تتعلق بعملية الاتصالات. كيف لا و هي الجسر الموصل بينها و بين العاملين فيها و بينهم و بين العالم الخارجي. الجدير بالذكر أن للاتصالات مفاهيم و أسس و قواعد أي أنها تخضع لمعايير يجب على القائمين في المنظمات اعتبارها لكي تيسر عملية الاتصالات الإدارية تحقيق أهداف المنظمة.
مفهوم الاتصال
أورد معجم المصطلحات الإدارية تعريفًا للاتصال بأنه "عبارة عن تبادل الأفكار و الآراء و المعلومات بين الأفراد بواسطة الوسائل الشفهية و غير الشفهية و ذلك للتأثير على السلوك و تحقيق النتائج المطلوبة. و عرفّـه الصّحاف في معجمه بأنه "إثارة رد فعل أو تحريك السلوك لدى الطرف الآخر, و هو في اللغة الصِّلة و العلاقة و بلوغ غاية معينة من وراء تلك الصِّلة, و يعتبر الاتصال مقومًا أساسيًا لوجود الإنسان و ينشأ من خلال عملية خلق و تبادل رسائل معينة في شبكة من العلاقات التي تعتمد على بعضها البعض بغرض تحقيق أمرٍ في ظل البيئة المحيطة
عناصر عملية الاتصالات الإدارية:
لكي تتم عملية الاتصالات الإدارية لا بد من توافر عدة عناصر أساسية و هي

المرسل [sender]
أو المصدر وهو ذلك الشخص الذي لديه الرغبة في مشاركة الآخرين معلوماته أو أفكاره. و قد دلت الدراسات كما أشارا آل علي و الموسوي أن مصادر الاتصال الموثوق بها لها قدرة أكبر على التأثير من المصادر الأخرى و أن محتويات الرسالة غالبًا ما تُفسر بناءً على مَنْ هو مرسلها.

الرسالة [message]
وتعني الفكرة أو المعلومة من المرسل إلى هؤلاء الذين يريد أن يشاركهم أفكاره أو معلوماته. يقول عبد الباقي "و لا شك أن الاختيار الحسن لصياغة الرسالة و رموزها من الأهمية بمكان لكل من المرسل و المرسل إليه كما أن سوء الاختيار يقود إلى مشكلات عديدة

قناة الاتصال [channel]
وهي الوسيلة التي تنتقل بها الرسالة بين المرسل و المستقبل. يقول الشيخ لا يمكن للرسالة أن تنقل بواسطة الفراغ بل لا بد من وسيلة لنقل هذه الرسالة. لذا نرى أن الوسيلة الفعّالة تفيد في تحقيق الاتصال الفعّال إذا ما استخدمت كل وسيلة في مكانها الصحيح و تتنوع الوسائل ما بين كتابية و شفوية و تقنية أو الكترونية

المستقبل [receiver]
وهو ذلك الشخص الذي سوف يستلم الرسالة و قد يكون كما يقول الشيخ فرد أو جماعة قليلة أو جمهور كبير في المنظمة. و لا شك أن عملية استقبال الرسالة كما يقول عبد الباقي و تفسيرها تخضع لشخصية المستقبل و إدراكه و شخصيته
] التغذية الراجعة [feedback]
وهي رد الفعل الذي يحدث لدى المستقبل نتيجة عملية الاتصال مبينًا هل حققت الهدف المطلوب أم لا؟ وهو المتمم اللازم لعملية الاتصالات بين المستقبل والمرسل. فعملية الاتصال لا تنتهي باستلام الرسالة بل يجب التأكد من وصولها و فهمها بالشكل الصحيح لأن عملية قياس ردود الفعل تعتبر أهم عنصر في عملية الاتصال.


أهداف الاتصالات الإدارية
1- الإقناع فلا يقف حد المرسل عند إيصال الرسالة إلى المستقبل بل يتعدى ذلك إلى إقناعه بمحتواها
2- اطلاع المرؤوسين على تعليمات الأهداف المطلوب تنفيذها
3- مساعدة الإدارة في القيام بأعمالها الرئيسة
4- توفير المناخ الايجابي الذي يرغّب العاملين في الانجاز و ينظم قيادة و توجيه الموارد البشرية و الفنية و المالية.
5- ربط المديريات و الدوائر و الأقسام مع بعضها و تنسيق وصول و تدفق المعلومات من أجل تحقيق الأهداف.
قنوات الاتصالات الإدارية
1- من الأعلى إلى الأسفل أي من الإدارة العليا إلى الدنيا وتعتمد على أسلوب القرارات والتوجيهات
2- من الأسفل إلى الأعلى أي من الإدارة الدنيا إلى الإدارة العليا ويهدف هذا الاتصال إلى زيادة فرصة مشاركة العاملين مع الإدارة و إعطائهم فرصة لتوصيل صوتهم للإدارات العليا
3- الاتصالات الأفقية وهي التي تكون بين أقسام الإدارة الواحدة
4- الاتصالات المحورية و يشمل هذا النوع من الاتصالات العلاقات القائمة بين المدراء و العاملين في إدارات أخرى غير تابعة تنظيميًا لهم
طرق الاتصالات الإدارية
كتابية
و هو الاتصال الذي يستخدم كتابة الأفكار و المعلومات إما باستخدام الكلمات أو الرموز و توزيعها للعاملين في المنظمة.
شفهية
يستخدم الألفاظ المنطوقة المشتملة على كلمات أو جُمل أو عبارات دالة على معنى مفيد و تتكون منها الفكرة أو الموضوع الذي يريد المدير نقله للسامعين.و من صور هذا الاتصال المحادثات و الندوات و الاجتماعات و المقابلات و البرامج التدريبية
الالكترونية
و هي القرارات أو المعلومات التي تصل للعاملين عن طريق التقنيات الحديثة الانترانت أو الانترنت أو الفاكس. فالاتصالات الالكترونية من الممكن أن تعزز نمو و فاعلية الاتصال بين العاملين إلا أنها من الممكن أن تُـحاط بعدم الفهم الصحيح



معوقات الاتصال
شخصية مثل عدم القدرة على التعبير الجيد و اختيار ألفاظ مبهمة و غلبة الغموض و عدم إصغاء العاملين و اختلاف قدراتهم و مداركهم العقلية نتيجة الفروق الفردية والعقلية.
تنظيمية
مثل كبر حجم نطاق الإشراف وكثرة المستويات الإدارية التي تنقل الرسالة مما يؤثر على وصول المعلومات بطريقة صحيحة, أضف إلى ذلك عدم وجود هيكل تنظيمي يؤدي إلى وضوح الاختصاصات و الصلاحيات ، أيضًا غياب السياسة الواضحة لنظام الاتصالات في المنظمة التي توضح أهداف الاتصالات الإدارية في المنظمة و تساعد على تحديد السلطة و الصلاحيات و المسؤوليات و تمنع التداخل بين الوحدات التنظيمية.
بيئية
أن درجة الحرارة و الإضاءة و سوء التهوية و وجود الضوضاء تساعد على إعاقة الاتصال الفعّال. والحيزالمكاني الضيق و بالأخص في الدوائر الحكومية مع كثرة المراجعين يعرقل الاتصال الفعّال و يؤدي للتوتر
نفسية واجتماعية
مثل كون طرفي الاتصال من مجتمعات مختلفة

الرقابة
تعني الرقابة بالتأكد من أن النتائج التي تحققت أو تتحقق مطابقة للأهداف التي تقررت أو التي احتوتها الخطة .
وبالتالي فهي عملية ملاحظة نتائج الأعمال التي سبق تخطيطها . . ومن ثم تحديد الفجوة بين النتائج المستهدفة، والنتائج الفعلية، واتخاذ الإجراءات التصحيحية لسد هذه الفجوة .
ويتطلب ذلك القيام :
o بالمتابعة : والتي تعني بالتأكيد من أن المستهدف قد تحقق فعلا وفي الوقت المحدد له .
o والتقييم : والذي يعني بالتأكد من أن ما تم تنفيذه قد تم وفقا " لما يجب أن يكون .
وعملية الرقابة بشقيها المتابعة والتقييم تتطلب وجود :
- معايير رقابية يتم القياس والتقييم بموجبها، وعلى أساسها .
- قياس الأداء إسنادا لهذه المعايير .
-; تحديد الانحرافات وعلاجها .
والإدارة الفعالة عند قيامها بممارسة عملية الرقابة، لابد وأن تضع لها مجموعة من المعايير التي تدل على هذا النجاح وأبرز هذه المعايير هي الإنتاجية ومؤشراتها . والإنتاجية هي العلامة بين الناتج والمستخدم خلال فترة زمنية محددة .
تتمثل عملية الرقابة في إتباع الخطوات التالية :
تحديد النشاط أو المهمة المطلوب رقابتها :
تقوم عملية المتابعة باعتبارها الشق الأول من الرقابة على أساس التحديد الدقيق والتفصيلي للمهام أو النشاط أو الموضوع الذي سيتم رقابته، لأن أساس عملية المتابعة هو التأكد من أن خطوات أداء هذه المهمة أو هذا النشاط قد تم تسجيلهما ووضعهما في برنامج تنفيذي . . ليتم متابعة تنفيذ خطوات هذا البرنامج، بمعنى التأكد من حدوثها . لذلك لا يمكن أن تتم عملية المتابعة إلا إذا تم تحديد النشاط المطلوب رقابته ووضعه في صورة خطوات تفصيلية في البرنامج .
تحديد الأزمنة لكل خطوة في المهمة أو النشاط أو المشروع المطلوب رقابته :
وترتبط هذه الخطوة أيضا بإجراء عملية المتابعة، حيث لا يمكن إجراءها إلا بالتأكد من وضع وتحديد هذه الأزمنة حيث يتم خلال عملية المتابعة تسجيل أمرين :
o الأول : الإجابة على السؤال الخاص بل تمت هذه الخطوة الموجودة في البرنامج أم لا ؟ . . وإذا كانت الإجابة بأنها تمت، ننتقل إلى ثانيا.
o الثاني : الإجابة على السؤال الخاص ب هل تمت في الزمن المحدد لها في البرنامج أم لا ؟ . . فإذا كانت الإجابة بنعم تم تسجيل ذلك . وإذا كان هناك انحراف زمني يتم تسجيله .
اختيار القياس الذي سيبني عليه معايير الرقابة :
ويتم في هذه الخطوة تحديد المقياس الذي سيبني على أساسه معيار الرقابة، وهل سيكون وحدة زمن ( ساعة / دقيقة . . ) أو وحدة طول ( متر / سم . . ) أو وحدة نقد ( ريال /هللة . . ) أو وحدة كمية ( كيلو / جم . . . ) وهكذا . حيث تبني المعايير على أساسها مثل ( 10 وحدات / ساعة ) كمعيار رقابي للأداء . . .


تحديد المعايير :
أي وضع الجداول أو الحصص أو الأهداف التي سوف تقيس الوحدات موضوع الرقابة بها . . مثل درهم لكل كيلوات / ساعة، أو درهم لكل ساعة / عمل . . . وهكذا .
وضع نظام المعلومات الرقابية :
ويتعلق بوضع النماذج الخاصة بالمتابعة، ومواعيد القيام بها وكيفية ملء نماذجها وجداولها وتحديد من الذي يقوم بها ومن الذي يقوم بتحليلها ووضعها في تقارير بشكل معين ؟ وأيضا إلى من ترفع ؟ وكذلك وضع إجراءات التقييم من حيث النماذج المستخدمة والتقارير الخاصة بذلك ومن الذي سيقوم بتحليل هذه التقارير ؟ وإلى من سترفع ؟
عملية المتابعة والتقييم ( الرقابة(
وهي الخطوة الأخيرة التي يتم فيها تنفيذ الخطوات السابقة وصولا " إلى نتائج محددة هي نتائج عملية الرقابة حيث تتبلور هذه النتائج في:
o تقارير المتابعة المسجل بها ما تم تنفيذه والانحرافات الزمنية للتنفيذ .
o تقارير التقييم والتي تحتوي على نتائج تطبيق المعايير على الشيء أو الموضوع أو المهمة موضوع الرقابة، مبين بها أيضا الانحرافات الكمية أو المالية أو الزمنية أو النوعية وأسبابها .
o والتمكين .
o والمساندة والدعم للمرؤوسين .
o وإتاحة الفرصة للمرؤوسين للتعبير .
o وتقديرهم إذا كان الموقف يحتاج هذا التقدير .
المراجع
1- الإدارة دراسة تحليلية للوظائف الإدارية
أ-د- مدني علاقي
الطبعة التاسعة1420هـ-2000 م
2- قواعد الإدارة
رتشاد تمبلر
ترجمة ونشر مكتبة جرير 2008م
3- الإدارة الحديثة في خدمة التربية ( التخطيط )
تأليف لطف احمد محمد الكبسي 1414هـ
4- دليل التخطيط في الميدان التربوي
إعداد مجموعة من التربويون 1426هـ
5- موسوعة ويكيبيديا
الشبكة العنكبوتية ( الانتر نت )
6- موقع الإدارة العامة للتربية والتعليم بمحافظة جدة على الانتر نت

وختاما ...
عندما يقوم الإنسان بعمل ما ..... تتحقق فيه بعض رغباته فأنه يشعر بالرضا والسعادة .
ان العمل في مجال الإدارة بمثابة المغامرة الا انه يشعرك دائما بالإثارة
ان عملية تحقيق التوازن بين متطلبات المنظمة ورغبات العاملين فيها ليست بالأمر السهل وقليلون جدا هم الذين يستطيعون تحقيق ذلك التوازن .
لقد تمتعت بعملي كمدير بدرجة كبيرة وما زلت استمتع به